プライバシーポリシー

第1条（目的・適用範囲）

株式会社フォーワン・ホールディングス（以下「当社」）は、税理士報酬決済プラットフォーム「ForoPay」（以下「本サービス」）の運営において取得する個人情報を、個人情報の保護に関する法律（以下「個人情報保護法」、令和2年改正対応）に従い、適切に取り扱います。

本プライバシーポリシーは、本サービスの利用規約と一体をなし、税理士事務所（テナント管理者・スタッフ）および顧問先（client）を含む全ての利用者に適用されます。

なお、個人情報保護法の令和8年改正（課徴金制度の導入等を含む方針が公表されており、施行は今後見込まれます）については、施行までに本ポリシーを改訂し対応します。

第2条（取得する個人情報の種類）

当社は、次の種類の個人情報を取得します。

• アカウント情報：氏名、メールアドレス、電話番号、所属事務所名、役割（admin / staff / client）、ハッシュ化されたパスワード、多要素認証（MFA）情報
• 決済関連情報：請求金額・請求日・支払方法・決済ステータス等の請求情報。クレジットカード番号・口座番号は当社サーバーには保存されず、Fincode（GMO ペイメントゲートウェイ株式会社）がトークン化して管理します。
• 顧問先情報：テナント（税理士事務所）が登録した顧問先の氏名・法人名・連絡先・銀行口座情報（口座振替設定に必要な範囲）
• 契約書情報：テナントがアップロードした契約書PDF（顧問先の氏名・法人名・代表者名・税目・報酬項目等を含む場合があります）
• 技術情報・利用ログ：IPアドレス、User-Agent、セッション情報、操作ログ（監査ログ）、APIアクセスログ
• 通信内容：お問い合わせの内容、メール配信状態

第3条（個人情報の取得方法）

当社は、次の方法により個人情報を取得します。

• 利用者による直接入力（登録フォーム・設定画面・契約書アップロード等）
• 本サービス利用時の自動取得（ログ・Cookie）
• テナント管理者によるスタッフ・顧問先の登録
• お問い合わせフォームを通じた入力

第4条（個人情報の利用目的）

取得した個人情報は、次の目的のために利用します。

• 本サービスの提供・運営（請求書発行・決済処理・通知送信を含む）
• 本人確認・認証
• AI機能による業務支援（契約書PDFの解析による顧問先・契約・報酬項目データの自動登録、契約書再アップロード時の差分検出による報酬改定の提案・確認、AIアシスタントによる操作補助・照会応答等。詳細は第13条）
• 税理士事務所内部における経営分析（顧問料収益推移・未回収管理・担当者別パフォーマンス・MRR・解約予測スコア・粗利分析等）。解約予測スコア等は事務所内部の運用補助情報であり、顧問先には開示・通知しません。顧問先別の情報は、所属する税理士事務所内で当該顧問先を担当する者のみが閲覧します。
• サービスの品質改善・障害調査・セキュリティ対応
• 利用者・テナントへのサポート対応・連絡
• 法令に基づく対応（税務当局・行政機関からの照会への対応を含む）
• 不正利用の検知・防止
• 統計情報の作成（特定個人を識別できない形に加工した上で）
• テナント（税理士事務所）の退会時における関連データの仮名化処理（電子帳簿保存法等に基づく取引記録の保存と、個人の識別性の低減を両立するため）

当社は、業務データに含まれる個人情報を、当社のグループ会社が営む税理士業務・営業活動その他本サービスの提供と無関係な目的には利用しません。

第5条（個人情報の第三者提供）

当社は、次の場合を除き、利用者の同意なく個人情報を第三者に提供しません。

• 法令に基づく場合（税務当局・裁判所等からの法的要請）
• 人の生命・身体・財産の保護のために必要で、本人の同意を得ることが困難な場合

テナント（税理士事務所）内での情報共有は第三者提供に該当しません。また、第6条に定める業務委託先（Fincode 等）への提供は、利用目的の達成に必要な範囲での委託であり、本条の第三者提供には該当しません。

第6条（個人情報の業務委託）

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いを外部に委託することがあります。主な委託先のカテゴリは次のとおりです。

• クラウドインフラ：Amazon Web Services, Inc.（AWS 東京リージョン）— サーバー・データベース・ストレージの運用
• AI／機械学習基盤：Amazon Bedrock（Anthropic Claude 等）— 契約書解析・AIアシスタント等の AI 推論処理
• メール配信：Amazon Simple Email Service（Amazon SES）— 通知メール・請求メールの送信
• 監視・ロギング：Amazon CloudWatch — システム監視・ログ管理
• 決済処理：GMO ペイメントゲートウェイ株式会社（Fincode）— クレジットカード決済・口座振替処理・カード情報トークン化
• 動画配信：Google LLC（YouTube／youtube.com）— 当社サービス紹介ページにおける動画の配信。ページを下へスクロールして紹介動画の区画が表示された時点で接続が発生し、IP アドレス・ブラウザ情報が Google へ送信され、お客様のブラウザに Cookie が保存されます。動画を再生した場合は視聴状況も送信されます。ページ上部をご覧になるだけでは接続しません
• グループ会社：当社のグループ会社 — システム保守・運用支援業務の委託

当社は委託先に対して適切な安全管理措置を義務付け、監督します。具体的な業務委託先は変更されることがあり、最新の情報は本サービス画面上または別途公開する文書で確認できます。

第7条（個人情報の越境移転）

本サービスは原則として AWS 東京リージョン（日本国内）でデータを処理・保管します。

AI機能（第13条）の推論処理は、通常運用では AWS Bedrock の日本国内向け推論経路を使用し、日本国内で処理します。ただし、AIサービスの冗長化・障害時のフォールバックに限り、米国リージョンを経由する場合があります。当社は、この場合においても個人情報保護法第28条に基づく相当措置（移転先事業者の水準確認および本人の求めに応じた情報提供を継続的に実施する体制の確保）を講じます。

また、業務委託先（Amazon SES、CloudWatch 等の一部サービス）のシステム構成上、データが米国等の外国に移転される場合があります。当社は個人情報保護法第28条に基づき、委託先との間で適切な安全管理措置を含む契約を締結しています。

移転先である米国の個人情報保護に関する制度は、日本と次の点で異なります（網羅的なものではありません）：連邦レベルの包括的な個人情報保護法が存在せず州単位（カリフォルニア州 CCPA/CPRA 等）の規制であること、本人の権利（開示・削除・利用停止等）の範囲・手続きが異なること、政府機関による情報アクセスの範囲が異なること。当社は、個々の委託契約により日本の個人情報保護法に相当する水準の安全管理措置を確保します。

テナントの指示による外部の AI サービスへの送信（第13条）は、当社による外国にある第三者への提供ではなく、送信先の所在国はテナントが選択します。

第8条（安全管理措置）

当社は、個人情報の漏洩・滅失・毀損を防ぐため、次の安全管理措置を講じます。

• 組織的措置：個人情報保護管理者の設置、取扱規程の整備、定期的な教育・訓練
• 技術的措置：パスワードのハッシュ化、通信の TLS 暗号化、保存データの暗号化、JWT 認証、多要素認証（MFA）、操作ログ（監査ログ）の取得、WAF（Web Application Firewall）の設置、定期的な脆弱性診断
• 物理的措置：AWS のデータセンターセキュリティ（ISO 27001 等認証取得済み）に準拠
• カード情報非保持：クレジットカード番号は当社サーバーを通過せず、Fincode（PCI-DSS 準拠）がトークン化して管理

第9条（漏えい等が発生した場合の対応）

個人情報の漏えい・滅失・毀損（またはそのおそれ）が発生した場合、当社は速やかに事実調査を行い、被害の拡大防止措置を講じます。

個人情報保護法第26条に基づく報告対象（要配慮個人情報の漏えい、財産的被害が生じるおそれのある漏えい、不正アクセス等による漏えい、1,000人を超える本人に係る漏えい）に該当する場合、当社は個人情報保護委員会への報告を行うとともに、影響を受ける本人への通知を行います。あわせて、影響を受けた利用者に対し速やかに状況と対応策をお知らせします。

第10条（個人情報の保有期間）

当社は、利用目的の達成に必要な期間を超えて個人情報を保有しません。主な保有期間の目安は次のとおりです。

• アカウント・業務関連情報：利用期間中、および退会後 30 日間の撤回期間を経過後、90 日以内を目途に削除します（法令に基づく保存義務があるものを除く）
• 決済記録・請求情報：電子帳簿保存法・国税関係法令に基づき 7 年間保存
• 操作ログ（監査ログ）：90 日〜1年間
• お問い合わせ記録：3 年間
• 不正利用・セキュリティインシデント記録：5 年間
• テナント退会後の顧問先関連情報：テナント（税理士事務所）が退会した場合、顧問先の個人識別情報（氏名・連絡先・口座情報等）は仮名化し、決済記録・請求情報は電子帳簿保存法・国税関係法令に基づき 7 年間保存します。退会完了（仮名化処理）までの間、顧問先は本サービスのポータルから自己の請求書・領収書を取得できます。

第11条（利用者の権利）

利用者は、個人情報保護法に基づき、当社が保有する自己の個人情報について次の請求を行う権利を持ちます。

• 利用目的の通知・開示請求
• 内容の訂正・追加・削除請求
• 利用停止・消去請求
• 第三者提供の停止請求
• 苦情の申出

請求は、第16条に記載のお問い合わせ窓口までご連絡ください。当社は、本人確認を行ったうえで、原則として2週間以内に対応します。開示・訂正等の請求には、当社所定の手数料（実費相当）を請求する場合があります。

なお、業務データ（利用規約に定めるテナント所有データ）に含まれる顧問先等の個人情報については、テナント（税理士事務所）に管理権限が帰属するため、テナント管理者を通じてのご請求をお願いする場合があります。ただし、当社が自らの利用目的（品質改善・不正検知・セキュリティ対応等）で取り扱う範囲については、当社が直接対応します。また、法令に基づく保存義務がある情報については、削除・利用停止に応じられない場合があります。外部の AI サービス側での取扱いに関するご請求は、テナントまたは当該サービスの提供者にお願いします。

第12条（Cookie・アクセス解析）

本サービスは次の目的で Cookie を使用します。

• 認証用 Cookie：ログイン状態の維持（セッション管理）
• CSRF 対策用 Cookie：クロスサイトリクエストフォージェリの防止
• 設定保持用 Cookie：表示設定・言語設定の維持

本サービスは広告を目的とした Cookie・トラッカーを使用しません。ただし、サービス紹介ページの紹介動画（YouTube）が表示された場合は、第6条に記載のとおり Google LLC がお客様のブラウザに Cookie を保存することがあります。アクセス解析ツールを将来導入する場合は、本ポリシーを改定のうえ事前にお知らせします。

第13条（AI 機能と個人情報）

本サービスのAI機能は、利用者の業務データ（契約書PDF、請求データ、顧問先情報等）を、解析・生成・入力補助のために処理することがあります。本条は利用規約のAI機能に関する条項と一体として適用されます。

AI学習への不使用：当社は、当社が提供するAI機能において、利用者の業務データを、当社または第三者のAIモデルの追加学習・ファインチューニングの目的には利用しません。AI機能は推論（処理・生成）時にのみ業務データを使用します。

AI機能における委託・処理：AI機能の処理は、Amazon Bedrock（AWS）を介して Anthropic 等のAIプロバイダにより行われる場合があります。これらの事業者は、AWSとの契約上、推論のために送信されたデータを推論目的以外に利用しないことを確約しています。

AI出力の位置づけ：AI機能の出力（解析結果・判定支援・生成文書・入力補助等）は、利用者の判断を支援する補助情報です。出力の正確性・完全性は保証されず、税務判断を含む最終的な業務判断は、資格を有する利用者（税理士等）の責任において行うものとします。

AI機能の出力が第三者の個人情報を含む可能性がある場合、利用者は当該出力の利用について自己の責任で適切な配慮を行うものとします。

外部の AI サービスとの連携：テナント（税理士事務所）が API キーを発行し、外部の AI サービスと連携した場合、当社はテナントの指示（API キーによる要求）に基づき、テナントが管理する業務データ（顧問先情報を含みます）を当該連携先に返します。連携先の AI サービスの選択・設定・契約はテナントが行い、連携先（日本国外の事業者を含みます）に送信された情報の取扱いには、当該連携先の規約・ポリシーが適用されます。これは当社が提供する AI 機能とは別のものです。外部の AI サービス側での取扱いに関するお問い合わせは、テナントまたは当該提供者にお願いします。当社は、API の利用状況を記録し、不正利用の防止とセキュリティ対応のために利用します（保有期間は第10条）。詳しくはAPI・外部AI連携特約をご覧ください。

第14条（税理士法上の守秘義務に準じた取扱い）

当社は、本サービスの運営を通じて知り得た税理士事務所および顧問先の個人情報・業務情報について、税理士法第38条が定める守秘義務の趣旨を尊重します。法令で許容される場合を除き、目的外の利用および第三者への開示を行いません。

第15条（プライバシーポリシーの変更）

当社は、本ポリシーの内容を変更する場合、変更内容と効力発生日を本サービス内または登録メールアドレスへの通知により周知します。重要な変更については効力発生日の 30 日以上前に通知します。変更後も本サービスを継続利用した場合、変更後のポリシーに同意したものとみなします。

第16条（お問い合わせ窓口・個人情報保護管理者）

個人情報の取扱いに関するお問い合わせ・苦情・開示請求は、下記の窓口までご連絡ください。

• 事業者名：株式会社フォーワン・ホールディングス
• 個人情報保護管理者：白井孝太郎（代表取締役兼任）
• メールアドレス：info@forone-ai.com
• 受付時間：平日 10:00〜17:00（土日祝・年末年始を除く）

なお、個人情報保護委員会への申告窓口については、個人情報保護委員会のウェブサイトをご参照ください。

第17条（準拠法・管轄）

本ポリシーは日本法に準拠します。本ポリシーに関する紛争の管轄は、利用規約に定める管轄裁判所の定めに従います。